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Gesti贸n documental. 驴脷til para mi empresa?

Gesti贸n documental, tiene mucho que aportar a su empresa

El mundo empresarial, al igual que otros 谩mbitos relevantes para el desarrollo de las sociedades, sigue un proceso imparable聽hacia la digitalizaci贸n y la e-administraci贸n. Este nuevo enfoque asociado con las tecnolog铆as de la informaci贸n y comunicaci贸n est谩 enmarcado en lo que hoy conocemos como gesti贸n documental. Para entender un poco mejor este concepto, veamos sus distintos aspectos.

驴Qu茅 se entiende por gesti贸n documental actualmente?

La gesti贸n documental comprende los procesos relacionados con los documentos que genera y recibe una empresa. En este sentido, tenemos que hablar sobre la optimizaci贸n en funci贸n del tiempo, uso y espacio de toda la informaci贸n recopilada por la empresa. Mediante este procedimiento, lo que se quiere lograr es una mayor eficiencia basada en el acceso y recuperaci贸n id贸nea de datos, el respaldo de los documentos y su debida eliminaci贸n.聽Dentro de este aspecto fundamental de la cultura empresarial, los integrantes de una organizaci贸n deben estar familiarizados con la digitalizaci贸n de documentos. Para lograrlo, lo fundamental es llevar a cabo la transformaci贸n anal贸gica de textos, im谩genes o v铆deos hacia una versi贸n digital que pueda ser gestionada con mayor facilidad por diversos tipos de apps, programas o bases de datos.

Objetivo y estrategias

El prop贸sito de la gesti贸n documental est谩 bastante claro desde el punto de vista del funcionamiento de una empresa. Al manejar apropiadamente la informaci贸n, controlamos eficientemente su generaci贸n, recepci贸n, localizaci贸n, resguardo y acceso. Asimismo, nuestra organizaci贸n adquiere una din谩mica m谩s vers谩til que no solo redunda en productividad, atenci贸n e ingresos, sino tambi茅n en un mejor cumplimiento de la normativa vigente.

Contar con un sistema de gesti贸n documental se ha vuelto casi obligatorio para muchas organizaciones y empresas. Para su correcto funcionamiento, es importante aplicar una serie de principios que lo guiar谩n en la implementaci贸n. En consecuencia, se recomienda poner en pr谩ctica lo siguiente:

  • Utilizar un sistema confiable de recuperaci贸n y clasificaci贸n.
  • Determinar el flujo o workflow de cada documento.
  • Contar con instalaciones apropiadas para la documentaci贸n.
  • El personal debe estar debidamente entrenado y cualificado.
  • Utilizar la tecnolog铆a disponible para un almacenamiento eficiente.
  • Asegurar los datos en base a confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticaci贸n.

La gesti贸n documental digitalizada ofrece m煤ltiples ventajas y es una herramienta imprescindible en cualquier empresa, con este sistema se preserva de forma segura los datos sensibles, puesto que todo est谩 en un solo lugar. Adem谩s, se ahorra tiempo en recuperaci贸n, se controla el acceso a los documentos y se optimizan los procesos empresariales y legales.

Ventajas

Lo que persiguen las empresas, entidades u organismos p煤blicos con la gesti贸n y digitalizaci贸n documental es el reemplazo de un formato f铆sico por uno digital, lo que tambi茅n implica una utilizaci贸n m谩s eficiente de sus recursos. Una cultura empresarial m谩s digitalizada permite descongestionar las oficinas, controlar mayores vol煤menes de informaci贸n y hacer m谩s eficientes聽los procesos relacionados con la producci贸n y la administraci贸n.

Adem谩s, toda la informaci贸n puede ser editada de forma r谩pida y sencilla, la distribuci贸n de contenidos se agiliza, nos permite restringir el acceso de personal no autorizado. La informaci贸n permanece almacenada virtualmente, de manera segura, por lo que no se deteriora, no requiere ser movida en caso de alguna eventualidad, puede ser proyectada, impresa o enviada cuando sea necesario hacerlo.

La nube

Hoy en d铆a existen muchas alternativas para acceder y gestionar su gesti贸n documental en la red. Las empresas pueden hacer uso de diversas plataformas gratuitas y de pago聽que ofrecen estos servicios; servicios dise帽ados para que las organizaciones puedan liberar espacio, cuenten con seguridad especial o respalden parte de su informaci贸n sensible. Las m谩s destacadas son: Dropbox, OneDrive, GoogleDrive, Mega, Amazon Cloud iDrive, entre otras.

Seguridad

Entre los aspectos esenciales de la gesti贸n documental, es necesario mencionar que la seguridad inform谩tica requiere un tratamiento especial en vista de la magnitud o confidencialidad de la informaci贸n para empresas como particulares. Por ello, la聽Ley Org谩nica de Protecci贸n de Datos (LOPD) controla el tipo de medidas que deben ser implementadas para estos casos.

En consecuencia, el Real Decreto 1720/2007 de la mencionada ley hace referencia a c贸mo deben usarse y resguardarse los datos personales. Los art铆culos 89 al 104 del mencionado estatuto describen exactamente c贸mo deben adoptarse estas medidas de seguridad en funci贸n del grado de importancia de la informaci贸n.

Desde COPIMAR estaremos encantados en asesorarle sobre聽este servicio. No dude en contactarnos, estamos ubicados en Valencia (Espa帽a).

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