Gestión documental, tiene mucho que aportar a su empresa
El mundo empresarial, al igual que otros ámbitos relevantes para el desarrollo de las sociedades, sigue un proceso imparable hacia la digitalización y la e-administración. Este nuevo enfoque asociado con las tecnologías de la información y comunicación está enmarcado en lo que hoy conocemos como gestión documental. Para entender un poco mejor este concepto, veamos sus distintos aspectos.
¿Qué se entiende por gestión documental actualmente?
La gestión documental comprende los procesos relacionados con los documentos que genera y recibe una empresa. En este sentido, tenemos que hablar sobre la optimización en función del tiempo, uso y espacio de toda la información recopilada por la empresa. Mediante este procedimiento, lo que se quiere lograr es una mayor eficiencia basada en el acceso y recuperación idónea de datos, el respaldo de los documentos y su debida eliminación. Dentro de este aspecto fundamental de la cultura empresarial, los integrantes de una organización deben estar familiarizados con la digitalización de documentos. Para lograrlo, lo fundamental es llevar a cabo la transformación analógica de textos, imágenes o vídeos hacia una versión digital que pueda ser gestionada con mayor facilidad por diversos tipos de apps, programas o bases de datos.
Objetivo y estrategias
El propósito de la gestión documental está bastante claro desde el punto de vista del funcionamiento de una empresa. Al manejar apropiadamente la información, controlamos eficientemente su generación, recepción, localización, resguardo y acceso. Asimismo, nuestra organización adquiere una dinámica más versátil que no solo redunda en productividad, atención e ingresos, sino también en un mejor cumplimiento de la normativa vigente.
Contar con un sistema de gestión documental se ha vuelto casi obligatorio para muchas organizaciones y empresas. Para su correcto funcionamiento, es importante aplicar una serie de principios que lo guiarán en la implementación. En consecuencia, se recomienda poner en práctica lo siguiente:
- Utilizar un sistema confiable de recuperación y clasificación.
- Determinar el flujo o workflow de cada documento.
- Contar con instalaciones apropiadas para la documentación.
- El personal debe estar debidamente entrenado y cualificado.
- Utilizar la tecnología disponible para un almacenamiento eficiente.
- Asegurar los datos en base a confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticación.
La gestión documental digitalizada ofrece múltiples ventajas y es una herramienta imprescindible en cualquier empresa, con este sistema se preserva de forma segura los datos sensibles, puesto que todo está en un solo lugar. Además, se ahorra tiempo en recuperación, se controla el acceso a los documentos y se optimizan los procesos empresariales y legales.
Ventajas
Lo que persiguen las empresas, entidades u organismos públicos con la gestión y digitalización documental es el reemplazo de un formato físico por uno digital, lo que también implica una utilización más eficiente de sus recursos. Una cultura empresarial más digitalizada permite descongestionar las oficinas, controlar mayores volúmenes de información y hacer más eficientes los procesos relacionados con la producción y la administración.
Además, toda la información puede ser editada de forma rápida y sencilla, la distribución de contenidos se agiliza, nos permite restringir el acceso de personal no autorizado. La información permanece almacenada virtualmente, de manera segura, por lo que no se deteriora, no requiere ser movida en caso de alguna eventualidad, puede ser proyectada, impresa o enviada cuando sea necesario hacerlo.
La nube
Hoy en día existen muchas alternativas para acceder y gestionar su gestión documental en la red. Las empresas pueden hacer uso de diversas plataformas gratuitas y de pago que ofrecen estos servicios; servicios diseñados para que las organizaciones puedan liberar espacio, cuenten con seguridad especial o respalden parte de su información sensible. Las más destacadas son: Dropbox, OneDrive, GoogleDrive, Mega, Amazon Cloud iDrive, entre otras.
Seguridad
Entre los aspectos esenciales de la gestión documental, es necesario mencionar que la seguridad informática requiere un tratamiento especial en vista de la magnitud o confidencialidad de la información para empresas como particulares. Por ello, la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) controla el tipo de medidas que deben ser implementadas para estos casos.
En consecuencia, el Real Decreto 1720/2007 de la mencionada ley hace referencia a cómo deben usarse y resguardarse los datos personales. Los artículos 89 al 104 del mencionado estatuto describen exactamente cómo deben adoptarse estas medidas de seguridad en función del grado de importancia de la información.
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