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Normas archiv铆sticas (ISAD(G), ISAAR). Lo que debe saber

Dado que las empresas e instituciones cada vez manejan m谩s informaci贸n, los metadatos y la gesti贸n documental se han convertido en parte esencial de un proceso continuo de descripci贸n, organizaci贸n y disponibilidad de los documentos almacenados. Para ello, varios pa铆ses han adoptado principios de mutuo acuerdo para tratar de normalizar el acceso a estos recursos en un contexto tecnol贸gico cada vez m谩s difundido.

聽ISAD(G)

Esta norma, incorporada en el 2000, representa una gu铆a general para llevar acabo las descripciones archiv铆sticas con la mayor exactitud posible. Esto implica que cada archivo recopilado y sus partes deben ser debidamente procesados para ser identificados, gestionados, y localizados dentro de un contexto y el sistema que se ha utilizado para tal fin.

En esencia, lo que se persigue es crear una plataforma est谩ndar de acceso a la informaci贸n en base a descripciones expl铆citas y universales. A su vez, se intenta promocionar el intercambio y recuperaci贸n de la informaci贸n mediante un sistema unificado que facilita la comprensi贸n de los documentos, facilita la cooperaci贸n y representa un ahorro sustancial de costes.

ISAAR

Relacionada con la anterior, esta normativa internacional hace referencia a encabezamientos autorizados para entidades, personas y familias. La misma establece los criterios que debe tomar en cuenta qui茅n maneja la informaci贸n y las unidades de descripci贸n que representan el fondo (conjunto) y sus partes (niveles).

Estas reglas permiten manejar adecuadamente aspectos puntuales de la informaci贸n, c贸mo:

  • La regulaci贸n del nombre del elemento descriptivo.
  • La finalidad por la cual se incluye dicho elemento.
  • Las reglas que deben aplicarse al elemento.
  • Ejemplos de su aplicaci贸n (cuando sea pertinente).

脕reas de informaci贸n

Dentro del proceso descriptivo de archivos y documentos, podemos distinguir 7 secciones importantes a la hora de catalogarlos:

  1. La identificaci贸n.
  2. El contexto.
  3. Contenido y estructura.
  4. Acceso y utilizaci贸n.
  5. Documentaci贸n asociada.
  6. Notas
  7. Control de la descripci贸n.

Ventajas

La descripci贸n archiv铆stica es un recurso valioso que busca garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la informaci贸n f铆sica o digital. Adem谩s, resulta una herramienta muy pr谩ctica para servicios de consulta, referencia y de car谩cter divulgativo. Este proceso no solo resguarda la autenticidad de los documentos sino tambi茅n preserva su autoridad.

Adem谩s, podemos identificar otros beneficios que van de la mano con la implementaci贸n de la normalizaci贸n, a saber:

  • Proceso de archivado consistente y apropiado.
  • Mejora la identificaci贸n de los fondos.
  • Las descripciones son uniformes.
  • Facilita el intercambio de datos.
  • Crea una plataforma 煤nica de archivos.
  • Puede aplicarse en cualquier organizaci贸n.
  • Regulariza la entra y salida de datos.
  • Optimiza el acceso a la documentaci贸n.

Experiencia a su alcance

Como empresa especializada en ofim谩tica, nuestra misi贸n es proporcionarle las mejores soluciones para su empresa u organizaci贸n. Gracias a una vasta experiencia y el uso de aplicaciones digitales de avanzada, conocemos todos los aspectos relevantes de la gesti贸n documental, su proceso, su descripci贸n y toda la normativa vigente para ofrecerle la mayor comodidad y eficiencia.

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