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驴C贸mo se digitalizan documentos?

La digitalizaci贸n de documentos puede ser un proceso arduo una vez que se haya tomado la decisi贸n de hacerlo, pero es necesario. Cuando su empresa maneja una gran cantidad de informaci贸n, el camino hacia una mayor rentabilidad y eficiencia est谩 trazado por la gesti贸n documental.

Esto no solo implica la digitalizaci贸n de facturas y documentos, sino tambi茅n la conversi贸n anal贸gica a digital de informaci贸n en otros formatos. Es un proceso fundamental que su empresa puede llevar a cabo o dejarlo en manos de especialistas subcontratados.

Pasos para la digitalizaci贸n de documentos

En principio, lo que se debe considerar es la utilizaci贸n de recursos propios para realizar esta transformaci贸n. Eso implica disponer de equipos como esc谩neres o c谩maras propias, adquirirlas o acudir al outsourcing. La cantidad de material a digitalizar tambi茅n ser谩 un factor determinante.

En caso de que su empresa decida llevar a cabo esta labor, existe una gran variedad de software especializado gratuito o de pago para cantidades moderadas. La otra opci贸n es hacer uso de un gestor documental, los cuales est谩n diferenciados entre espec铆ficos y generales.

Dichos gestores cuentan con un m贸dulo de captura para diversos formatos de archivos y representan equipos exclusivos para varios fines. Marcas como Ricoh y Canon disponen de este tipo de maquinaria que son soluciones que ya incluyen el programa o se les puede incorporar.

Digitalizaci贸n de facturas y documentos para empresas

Con respecto a la facturaci贸n, es uno de los primeros aspectos a considerar cuando se busca digitalizar. Esto se debe a que precisan de un software homologado por la Agencia Tributaria Espa帽ola para que la versi贸n digital cumpla con los mismos requisitos que el original.

Para agilizar el proceso cuando es mucha la informaci贸n y no se tiene el personal o los recursos necesarios que requiere la digitalizaci贸n, lo m谩s aconsejable es acudir a una empresa externa.

En Copimar ponemos toda nuestra experiencia, experticia, equipos y programas inform谩ticos de primera en sus manos. Contamos con soluciones concretas a sus necesidades de digitalizaci贸n, impresi贸n y todo lo relacionado con una gesti贸n documental eficiente.

 

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