Externalización de la gestión documental e impresión

Descubre cuándo y por qué la externalización de la gestión documental e impresión resulta la alternativa más eficiente en el proceso de transformación digital.

La urgencia de la digitalización, que se ha instalado como desafío en todos los sectores y organizaciones, se encuentra ante el dilema de agilizar las operaciones y minimizar los costes operativos.

Esto impacta de lleno en aspectos de carácter sensible, como la gestión documental, el archivo digital y la digitalización e impresión de documentos.

Elegir el socio tecnológico adecuado resulta indispensable, tanto para garantizar el resguardo de la información y cumplir con los niveles de seguridad requeridos, como para brindar soluciones óptimas y eficientes.

Ventajas del outsourcing de la gestión documental

La principal ventaja se traduce en términos económicos. La externalización de la gestión documental podría significar una reducción de entre el 30 y el 60% de costes asociados a estas actividades.

La gestión documental, además de recursos humanos con el conocimiento adecuado, requiere de la actualización tecnológica que se ajusten a los requerimientos normativos y las necesidades específicas de la empresa.

Siendo que este no es el core business o competencia distintiva de la empresa, con frecuencia es el último en actualizarse, sobre todo cuando se requiere destinar a ello recursos económicos que rendirían mayor utilidad aplicándolos a las áreas de producción.

Por lo tanto, la externalización de la gestión documental resulta competitiva en cuanto a costes, garantizando seguridad y actualización permanente.

Soluciones en el outsourcing documental:

  • Digitalización simple de documentos
  • Digitalización homologada (tiques y facturas)
  • Presentación de productos informatizados
  • Copias de seguridad
  • Custodia de archivos digitales

Ventajas del outsourcing de impresión

Al igual que en la externalización de la gestión documental, la de servicios de impresión supone ventajas económicas altamente competitivas.

En este caso, además de la posibilidad de contar con tecnologías actualizadas, los beneficios económicos se traducen en el coste por copia ya que, al tratarse del core business del socio tecnológico, el precio por página resulta mucho más competitivo.

Como ventaja destacada, la externalización de la impresión no requiere inversión inicial y es posible desarrollar planes ajustados a las características de la empresa o la estacionalidad del negocio.

En COPIMAR ofrecemos diferentes tipos de acuerdo para la externalización de la impresión que se ajustan a las necesidades de la empresa, tanto en cuanto a volumen de impresión como en calidad de impresión.

Con el pago por página, por ejemplo, la empresa puede mejorar el control sobre los costes de impresión de forma centralizada, lo que permite abordar el desarrollo de estrategias para procesos previstos, como el crecimiento de alguno de los departamentos o la adquisición de productos diferenciales para sectores clave.

Seleccionar el socio tecnológico para el outsourcing

Si bien existen varios aspectos a considerar antes de contratar los servicios de un socio tecnológico para la externalización de la gestión documental e impresiones de la empresa, la característica en la que se resumen es la confianza.

La trayectoria, el nivel de respuesta y flexibilidad hacia los servicios dedicados destacan como detalles de primera impresión.

En COPIMAR, además de una amplia trayectoria, garantizamos servicios a la medida de las necesidades de la empresa a través de servicios dedicados gestionados por profesionales con extensa formación en el sector.

Externalización de la gestión documental e impresión

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