Software DocQuijote

La primera Suite Documental del Mercado.聽100% Orientada al Usuario.

DocQuijote (DocQ), la soluci贸n perfecta para gestionar toda su documentaci贸n de una forma eficaz e inteligente.

Una sola herramienta desde la que tendr谩 acceso a toda su informaci贸n, independientemente del formato en el que se encuentren, y desde la que podr谩 crear, localizar, gestionar o modificar sus distintos archivos en los formatos m谩s comunes.聽Adem谩s gracias a su versi贸n web, es totalmente compatible con todos los sistemas operativos, Windows, Mac_OS, Linux, etc. Permiti茅ndole trabajar en tiempo real desde cualquier dispositivo m贸vil.

DocQ le propone una 煤nica herramienta desde la que podr谩:

  • Navegar en su ordenador o en la red, previsualizando, modificando o creando documentos
  • Localizar o indexar documentos en la gesti贸n documental
  • Gestionar impagos, reenviando las facturas, albaranes firmados, contratos o cualquier requerimiento del cliente en cuesti贸n de segundos
  • Identificar mis tareas pendientes dentro de los procesos documentales establecidos por la organizaci贸n
  • Visualizar y distribuir los faxes entrantes

Nunca fue tan f谩cil CATALOGAR la documentaci贸n

Sistemas Drag&Drop (Arrastrar y soltar), HotFolder (Carpeta Caliente), OCR (Reconocimiento 脫ptico de caracteres), Lector de C贸digo de barras y un largo etc., hacen que la catalogaci贸n de documentos sea un juego de ni帽os.

Una de las principales ventajas de DocQ es su continua evoluci贸n, que le permitir谩 estar siempre adaptado a los nuevos cambios.

El AHORRO est谩 en la optimizaci贸n de los Procesos

El objetivo de un Sistema Documental Profesional es que le permita localizar la documentaci贸n de forma r谩pida y concisa. Para ello DocQ a帽ade, a su b煤squeda por metadatos o campos, la b煤squeda por contenido. A trav茅s de un sistema propio de indexaci贸n por 聽palabras que le permite localizar un documento por cualquier palabra contenida en el mismo, en menos de 5 segundos.

No toda la documentaci贸n la debemos guardar para toda la vida. Defina con DocQ el calendario de vida de cada documento. DocQ le avisar谩 y le permitir谩 definir qu茅 hacer en cada caso (Eliminar, Expurgo, Reubicaci贸n, etc.).

Poner la documentaci贸n a disposici贸n de los clientes (opci贸n)

DocQ, de forma autom谩tica, asigna caja y posici贸n a los documentos digitalizados que necesite guardar f铆sicamente, para poder localizarlo en el momento que lo necesite y reduciendo los eternos y costosos procesos de clasificaci贸n actuales.

La situaci贸n actual de crisis nos obliga a reinventarnos. Nuestras empresas tienen que aportar valor, satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Hoy en d铆a se hace imprescindible ser 谩giles en la comunicaci贸n con el cliente.

Con DocQ podr谩 poner a disposici贸n de sus clientes toda aquella informaci贸n relevante para ofrecer una buena atenci贸n sin esfuerzo., tan solo configurando el sistema para dar acceso web a su cliente, gracias al cual podr谩 ver sus facturas, albaranes firmados, contratos, etc.

Roles avanzados de seguridad que permiten aplicar filtros de consulta en funci贸n del usuario logado.

Programar alertas de vencimiento o caducidad

Ciertos documentos, como por ejemplo los Fiscales, Jur铆dicos, etc. tienen una vida 煤til determinada.聽Con DocQ podemos definir 茅ste periodo como alerta para la posterior eliminaci贸n del mismo.

La eliminaci贸n de los documentos que han expirado del sistema principal, contribuye a tener un archivo optimizado, teniendo la opci贸n de almacenar dichos documentos en soportes paralelos m谩s econ贸micos.

Otro tipo de alertas 煤tiles son las que se pueden aplicar al valor de un campo. Por ejemplo, podemos establecer que DocQ nos avise de los 鈥淐ontratos de mantenimiento鈥 cuyo campo 鈥淔echa de vencimiento鈥 est茅 pr贸ximo a su vencimiento o haya expirado

Workflow

Un workflow es un flujo de trabajo a seguir, gracias al que se podr谩n realizar satisfactoriamente diversas tareas y trabajos determinados, es decir, es un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio.

El proceso de 鈥淎probaci贸n de Facturas de Proveedores鈥, es uno de los primeros que se implantan a trav茅s de workflow en una implantaci贸n.

Gracias a la creaci贸n de flujos podremos trabajar de una forma m谩s eficaz y eficiente, reduciendo dr谩sticamente los tiempos de gesti贸n y los costes asociados a los mismos.

Algunas de las ventajas que ofrece un sistema workflow son las siguientes:

  • Identificaci贸n de puntos d茅biles en el proceso
  • Saber en todo momento, en qu茅 situaci贸n se encuentra una tarea o documento.
  • Identificar d贸nde se est谩n teniendo continuos retrasos, qui茅n y por qu茅.
  • Agilizar la gesti贸n, evitando p茅rdidas de oportunidad
  • Disponer de un hist贸rico del trabajo realizado sobre una tarea o documento.

Facturaci贸n Electr贸nica

Si queremos que una factura llegue y se gestione r谩pidamente podremos utilizar una de las opciones m谩s interesantes, la facturaci贸n electr贸nica.

La facturaci贸n electr贸nica se trata de un proceso 100% legal que permite a las organizaciones reducir los costes a su m谩xima expresi贸n, ahorrando papel, impresiones, gastos de imprenta, sobres, sellos, manipulado, etc.. Adem谩s podr谩 aprovechar la ocasi贸n para informar a sus clientes de las 煤ltimas noticias, novedades, ofertas, etc., adjuntando simplemente la publicidad al env铆o. Sin costes.

Hoy casi todos los Sistemas de Gesti贸n (ERPs) permiten el env铆o de facturaci贸n electr贸nica pero:

  • 驴Gestionan si la factura ha sido enviada y a qui茅n?
  • 驴Pueden enviar la factura a m谩s de un destino?
  • 驴Pueden adjuntar publicidad?
  • 驴Personalizar los env铆os por clientes?
  • 驴Incluir links de acceso a la web o redes sociales en el cuerpo del correo?
  • 驴Reenviar una factura y dejar constancia de qui茅n la reenvi贸, a d贸nde y cu谩ndo?

Su informaci贸n viajar谩 con usted, permaneciendo accesible en todo momento y lugar, siempre que disponga de una conexi贸n a internet.

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