La primera Suite Documental del Mercado. 100% Orientada al Usuario.
DocQuijote (DocQ), la solución perfecta para gestionar toda su documentación de una forma eficaz e inteligente.
Una sola herramienta desde la que tendrá acceso a toda su información, independientemente del formato en el que se encuentren, y desde la que podrá crear, localizar, gestionar o modificar sus distintos archivos en los formatos más comunes. Además gracias a su versión web, es totalmente compatible con todos los sistemas operativos, Windows, Mac_OS, Linux, etc. Permitiéndole trabajar en tiempo real desde cualquier dispositivo móvil.
DocQ le propone una única herramienta desde la que podrá:
- Navegar en su ordenador o en la red, previsualizando, modificando o creando documentos
- Localizar o indexar documentos en la gestión documental
- Gestionar impagos, reenviando las facturas, albaranes firmados, contratos o cualquier requerimiento del cliente en cuestión de segundos
- Identificar mis tareas pendientes dentro de los procesos documentales establecidos por la organización
- Visualizar y distribuir los faxes entrantes
Nunca fue tan fácil CATALOGAR la documentación
Sistemas Drag&Drop (Arrastrar y soltar), HotFolder (Carpeta Caliente), OCR (Reconocimiento Óptico de caracteres), Lector de Código de barras y un largo etc., hacen que la catalogación de documentos sea un juego de niños.
Una de las principales ventajas de DocQ es su continua evolución, que le permitirá estar siempre adaptado a los nuevos cambios.
El AHORRO está en la optimización de los Procesos
El objetivo de un Sistema Documental Profesional es que le permita localizar la documentación de forma rápida y concisa. Para ello DocQ añade, a su búsqueda por metadatos o campos, la búsqueda por contenido. A través de un sistema propio de indexación por palabras que le permite localizar un documento por cualquier palabra contenida en el mismo, en menos de 5 segundos.
No toda la documentación la debemos guardar para toda la vida. Defina con DocQ el calendario de vida de cada documento. DocQ le avisará y le permitirá definir qué hacer en cada caso (Eliminar, Expurgo, Reubicación, etc.).
Poner la documentación a disposición de los clientes (opción)
DocQ, de forma automática, asigna caja y posición a los documentos digitalizados que necesite guardar físicamente, para poder localizarlo en el momento que lo necesite y reduciendo los eternos y costosos procesos de clasificación actuales.
La situación actual de crisis nos obliga a reinventarnos. Nuestras empresas tienen que aportar valor, satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Hoy en día se hace imprescindible ser ágiles en la comunicación con el cliente.
Con DocQ podrá poner a disposición de sus clientes toda aquella información relevante para ofrecer una buena atención sin esfuerzo., tan solo configurando el sistema para dar acceso web a su cliente, gracias al cual podrá ver sus facturas, albaranes firmados, contratos, etc.
Roles avanzados de seguridad que permiten aplicar filtros de consulta en función del usuario logado.
Programar alertas de vencimiento o caducidad
Ciertos documentos, como por ejemplo los Fiscales, Jurídicos, etc. tienen una vida útil determinada. Con DocQ podemos definir éste periodo como alerta para la posterior eliminación del mismo.
La eliminación de los documentos que han expirado del sistema principal, contribuye a tener un archivo optimizado, teniendo la opción de almacenar dichos documentos en soportes paralelos más económicos.
Otro tipo de alertas útiles son las que se pueden aplicar al valor de un campo. Por ejemplo, podemos establecer que DocQ nos avise de los “Contratos de mantenimiento” cuyo campo “Fecha de vencimiento” esté próximo a su vencimiento o haya expirado
Workflow
Un workflow es un flujo de trabajo a seguir, gracias al que se podrán realizar satisfactoriamente diversas tareas y trabajos determinados, es decir, es un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio.
El proceso de “Aprobación de Facturas de Proveedores”, es uno de los primeros que se implantan a través de workflow en una implantación.
Gracias a la creación de flujos podremos trabajar de una forma más eficaz y eficiente, reduciendo drásticamente los tiempos de gestión y los costes asociados a los mismos.
Algunas de las ventajas que ofrece un sistema workflow son las siguientes:
- Identificación de puntos débiles en el proceso
- Saber en todo momento, en qué situación se encuentra una tarea o documento.
- Identificar dónde se están teniendo continuos retrasos, quién y por qué.
- Agilizar la gestión, evitando pérdidas de oportunidad
- Disponer de un histórico del trabajo realizado sobre una tarea o documento.
Facturación Electrónica
Si queremos que una factura llegue y se gestione rápidamente podremos utilizar una de las opciones más interesantes, la facturación electrónica.
La facturación electrónica se trata de un proceso 100% legal que permite a las organizaciones reducir los costes a su máxima expresión, ahorrando papel, impresiones, gastos de imprenta, sobres, sellos, manipulado, etc.. Además podrá aprovechar la ocasión para informar a sus clientes de las últimas noticias, novedades, ofertas, etc., adjuntando simplemente la publicidad al envío. Sin costes.
Hoy casi todos los Sistemas de Gestión (ERPs) permiten el envío de facturación electrónica pero:
- ¿Gestionan si la factura ha sido enviada y a quién?
- ¿Pueden enviar la factura a más de un destino?
- ¿Pueden adjuntar publicidad?
- ¿Personalizar los envíos por clientes?
- ¿Incluir links de acceso a la web o redes sociales en el cuerpo del correo?
- ¿Reenviar una factura y dejar constancia de quién la reenvió, a dónde y cuándo?
Su información viajará con usted, permaneciendo accesible en todo momento y lugar, siempre que disponga de una conexión a internet.