La digitalización de documentos puede ser un proceso arduo una vez que se haya tomado la decisión de hacerlo, pero es necesario. Cuando su empresa maneja una gran cantidad de información, el camino hacia una mayor rentabilidad y eficiencia está trazado por la gestión documental.
Esto no solo implica la digitalización de facturas y documentos, sino también la conversión analógica a digital de información en otros formatos. Es un proceso fundamental que su empresa puede llevar a cabo o dejarlo en manos de especialistas subcontratados.
Pasos para la digitalización de documentos
En principio, lo que se debe considerar es la utilización de recursos propios para realizar esta transformación. Eso implica disponer de equipos como escáneres o cámaras propias, adquirirlas o acudir al outsourcing. La cantidad de material a digitalizar también será un factor determinante.
En caso de que su empresa decida llevar a cabo esta labor, existe una gran variedad de software especializado gratuito o de pago para cantidades moderadas. La otra opción es hacer uso de un gestor documental, los cuales están diferenciados entre específicos y generales.
Dichos gestores cuentan con un módulo de captura para diversos formatos de archivos y representan equipos exclusivos para varios fines. Marcas como Ricoh y Canon disponen de este tipo de maquinaria que son soluciones que ya incluyen el programa o se les puede incorporar.
Digitalización de facturas y documentos para empresas
Con respecto a la facturación, es uno de los primeros aspectos a considerar cuando se busca digitalizar. Esto se debe a que precisan de un software homologado por la Agencia Tributaria Española para que la versión digital cumpla con los mismos requisitos que el original.
Para agilizar el proceso cuando es mucha la información y no se tiene el personal o los recursos necesarios que requiere la digitalización, lo más aconsejable es acudir a una empresa externa.
En Copimar ponemos toda nuestra experiencia, experticia, equipos y programas informáticos de primera en sus manos. Contamos con soluciones concretas a sus necesidades de digitalización, impresión y todo lo relacionado con una gestión documental eficiente.