Dado que las empresas e instituciones cada vez manejan más información, los metadatos y la gestión documental se han convertido en parte esencial de un proceso continuo de descripción, organización y disponibilidad de los documentos almacenados. Para ello, varios países han adoptado principios de mutuo acuerdo para tratar de normalizar el acceso a estos recursos en un contexto tecnológico cada vez más difundido.
ISAD(G)
Esta norma, incorporada en el 2000, representa una guía general para llevar acabo las descripciones archivísticas con la mayor exactitud posible. Esto implica que cada archivo recopilado y sus partes deben ser debidamente procesados para ser identificados, gestionados, y localizados dentro de un contexto y el sistema que se ha utilizado para tal fin.
En esencia, lo que se persigue es crear una plataforma estándar de acceso a la información en base a descripciones explícitas y universales. A su vez, se intenta promocionar el intercambio y recuperación de la información mediante un sistema unificado que facilita la comprensión de los documentos, facilita la cooperación y representa un ahorro sustancial de costes.
ISAAR
Relacionada con la anterior, esta normativa internacional hace referencia a encabezamientos autorizados para entidades, personas y familias. La misma establece los criterios que debe tomar en cuenta quién maneja la información y las unidades de descripción que representan el fondo (conjunto) y sus partes (niveles).
Estas reglas permiten manejar adecuadamente aspectos puntuales de la información, cómo:
- La regulación del nombre del elemento descriptivo.
- La finalidad por la cual se incluye dicho elemento.
- Las reglas que deben aplicarse al elemento.
- Ejemplos de su aplicación (cuando sea pertinente).
Áreas de información
Dentro del proceso descriptivo de archivos y documentos, podemos distinguir 7 secciones importantes a la hora de catalogarlos:
- La identificación.
- El contexto.
- Contenido y estructura.
- Acceso y utilización.
- Documentación asociada.
- Notas
- Control de la descripción.
Ventajas
La descripción archivística es un recurso valioso que busca garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información física o digital. Además, resulta una herramienta muy práctica para servicios de consulta, referencia y de carácter divulgativo. Este proceso no solo resguarda la autenticidad de los documentos sino también preserva su autoridad.
Además, podemos identificar otros beneficios que van de la mano con la implementación de la normalización, a saber:
- Proceso de archivado consistente y apropiado.
- Mejora la identificación de los fondos.
- Las descripciones son uniformes.
- Facilita el intercambio de datos.
- Crea una plataforma única de archivos.
- Puede aplicarse en cualquier organización.
- Regulariza la entra y salida de datos.
- Optimiza el acceso a la documentación.
Experiencia a su alcance
Como empresa especializada en ofimática, nuestra misión es proporcionarle las mejores soluciones para su empresa u organización. Gracias a una vasta experiencia y el uso de aplicaciones digitales de avanzada, conocemos todos los aspectos relevantes de la gestión documental, su proceso, su descripción y toda la normativa vigente para ofrecerle la mayor comodidad y eficiencia.