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5 razones por las que necesitas una gestión de registros

Una correcta administración de los documentos y archivos de la empresa es la pieza central del negocio, más allá de la legislación, una mejor gestión de registros influye en la rentabilidad.

A la hora de guardar documentos de archivo las empresas enfrentan algunos desafíos, principalmente por la transición de lo físico a lo digital. Contar con soporte estratégico para aplicar un sistema de gestión documental resulta indispensable.

La gestión de registros, o Records Management, incluye todos los documentos de la empresa en formato digital y refiere a la forma de archivarlos mediante un gestor documental.

Beneficios de mejorar la gestión de registros

Además de velar por la seguridad del archivo digital, establecida por la legislación, la gestión de registros contribuye a la productividad y rentabilidad de la empresa desde diferentes enfoques.

Eficiencia del equipo de trabajo

La automatización de la gestión de registros y la integración con aplicaciones permite a los empleados aprovechar el tiempo al máximo, evitando descuidar sus tareas en la gestión de documentos de gastos, recibos, etc. además de poder hacer la presentación administrativa de manera inmediata.

Memoria corporativa

La gestión de registros puede alimentar la elaboración de informes y brindar información importante para la planificación y toma de decisiones. Es por ello que es tan importante la correcta indexación de los registros, pues puede facilitar enormemente la tarea brindando resultados de búsqueda mucho más acertados.

Transparencia

La legislación es cada vez más estricta en cuanto a la gestión de datos. El periodo mínimo de retención de algunos documentos, así como la seguridad en cuando al uso de datos personales de empleados y clientes, tanto como la correcta eliminación de los datos cuando sea necesario o requerido, necesitan de una gestión de registros ordenada y eficaz.

Responsabilidad e imagen corporativa

Además de la legislación, existen normas ISO que certifican la gestión de registros, información y archivos, lo que contribuye a mejorar la competitividad y reputación de la empresa.

Un sistema de gestión documental adaptado a sus necesidades y requerimientos puede ayudar a fortalecer la gestión de la compañía y lograr beneficios en múltiples aspectos.

 

5 razones por las que necesitas una gestión de registros

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