Nuestro Blog

Beneficios de un software de gestión documental

La evolución de la tecnología no sólo aplica para teléfonos inteligentes o automóviles, también tiene sus beneficios en oficinas cada vez más eficientes, las cuales pueden gestionar toda su documentación mediante softwares y aplicaciones con tecnología de punta. Esto agiliza los procesos y reduce los tiempos de espera por parte de nuestros clientes. 

# 1 Estándares de Seguridad Documental. 

Las infracciones de datos son ahora una amenaza mayor que nunca. Asegúrate de que tus documentos estén a salvo de amenazas humanas y desastres naturales. Tanto si estos se encuentran en tránsito, como en reposo, mediante un sistema en el cloud se garantiza la integridad total de los documentos. Además se realiza una copia de seguridad de datos que en todo negocio debería existir. Los sistemas de almacenamiento tradicionales como un disco duro, no siempre son la opción más segura a nuestro alcance. 

# 2  ROI 

 Una oficina inteligente requiere un software de administración de documentos simplemente por el ROI que puede generar para una empresa. Existen casos en los que las empresas han generado miles de dólares de ahorro en papelería e insumos gracias a un efectivo sistema de gestión documental. Si esto no es ROI, entonces ¿Qué lo es? 

# 3 Movilidad y Accesibilidad 

 Toda su oficina está disponible en cualquier lugar donde tenga acceso a Internet las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde su teléfono, tableta o portátil. Trabajarás de forma segura y fácil donde lo necesites y cuando lo necesites. 

Otros Beneficios: 

 Y si todavía permaneces escéptico con la decisión de cambiar a un sistema de gestión documental, aquí te dejamos una lista rápida otras ventajas de este sistema: 

  • Disponibles versiones en línea (en la nube) y locales (de escritorio).
  • Copia de seguridad automática de archivos.
  • Aplicación móvil y compatibilidad con Mac.
  • Incluye indexación a nivel de documento y búsqueda de texto completo (OCR y Zonal OCR) para capacidades de búsqueda mejoradas.
  • Las versiones de archivo sistemáticas y las plantillas de organización crean estructuras de archivos coherentes.
  • Se integra perfectamente con Sage Impact, Microsoft Office, SalesForce, QuickBooks, RightSignature y Simplifile.
  • Importa archivos de cualquier fuente de programa y los almacena en su formato original.
  • Los grupos de permisos basados ​​en roles y el seguimiento de auditorías cumplen con los requisitos reglamentarios.
  • El flujo de trabajo avanzado automatiza los procesos pesados ​​de papel.
  • Firmas digitales.
  • Retención y purga de documentos automática (pero que se puede especificar por el usuario).
  • Compatible con todos los navegadores de Internet populares, no se necesitan complementos.
  • Versiones muy simples, todo en un solo lugar con solo un clic
Beneficios de un software de gestión documental

Publicaciones relacionadas

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *