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Control de trazabilidad – qué es y cómo hacerlo en gestión documental

Lo que comenzó siendo un elemento de valor agregado, totalmente opcional, que las empresas brindaban a sus clientes, ahora pasó a ser un requisito legal. Hablamos del control de trazabilidad. Hoy hablaremos de qué se trata este proceso y de cómo lograrlo en la gestión documental.

¿Qué es el control de trazabilidad?

El control de trazabilidad es el seguimiento de un producto desde que se inicia el proceso de su fabricación hasta que llega a manos del consumidor final. Actualmente, la ley demanda cada vez más este proceso. En el sector alimentario, la trazabilidad se rige y se define por el Parlamento y Consejo Europeo en su CE 178/2002.

La ley se está tornando cada vez más estricta con la implementación de la trazabilidad debido a que este seguimiento les garantiza a las empresas que quedan en el medio del proceso de compra y venta, tales como son las B2B2C, cuándo recibirán las mercancías para poder vendérselas a sus clientes.

La trazabilidad se controla de dos formas:

  • A través de software de ERP
  • A través de gestión documental

Cómo hacer efectiva la trazabilidad con gestión documental

Así como es posible realizar la trazabilidad con productos, se puede llevarla a cabo con documentos. En tal caso, el medio a implementarse es la gestión documental. Las organizaciones utilizan este método para acceder al historial de un documento y así poder hacer su rastreo. Los documentos también cuentan con un ciclo de vida, el cual se extiende desde su creación hasta que quedan completamente terminados.

El control de trazabilidad de un documento necesita hacerse muy especialmente cuando:

  • Se necesita respetar un plazo final para su entrega.
  • Hay que asegurarse de cumplir con la ley de protección de datos.

En gestión documental, la trazabilidad se lleva a cabo de las siguientes maneras:

  • Control de versiones: esta modalidad es muy útil cuando el documento debe ser firmado por varios directivos en una empresa. Si ocurre que en un determinado momento se comete un error, se lo puede rastrear hasta llegar a la última versión antes del fallo. Por lo tanto, se recuperaría dicha versión y se seguiría adelante de forma correcta.

¿Conoces las ventajas de la externalización de la gestión documental?

  • Sistema de notificaciones: esta opción resulta de gran ayuda cuando hay que cumplir con ciertos plazos. Es posible que el documento se quede en una determinada sección por razones de diversa naturaleza. Es aquí que se activa un sistema de alertas que recuerda acerca de los plazos a cumplirse y de dónde se encuentra el documento.

A diferencia de lo que ocurre con el control de la trazabilidad en los productos, caso en el cual el sector casi exclusivo que la requiere es el alimenticio, cuando hablamos de gestión documental, el abanico de empresas que pueden necesitarla es mucho más extenso que en el caso de los productos fabricados.

Empresas que se benefician de controlar la trazabilidad por gestión documental

 

  • Empresas de ingeniería
  • Información para la construcción
  • Empresas sanitarias
  • Compañías de logística
  • Empresas jurídicas
  • Gestión de proyectos

Descubre aquí cómo la gestión documental se conecta con la transformación digital.

Control de trazabilidad – qué es y cómo hacerlo en gestión documental

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