La empresa actual se ve obligada a tomar los cambios que las tecnologías emergentes ofrecen, para así convertir las posibilidades lejanas en oportunidades. El cambio es necesario y este viene de la mano de la innovación y transformación digital. Todo esto ha llevado a una nueva concepción en la forma de hacer y de ser, ámbito en el que destacamos la gestión documental. ¿De qué forma se ha visto influenciada por esta transformación tan radical? Te lo contamos todo a continuación.
La gestión documental y la inmediatez – ¿Todo fue culpa del móvil?
Sí, la respuesta es definitivamente un sí. Mientras los ordenadores de escritorio continuaron siendo el principal puente de conexión a la red, las exigencias de las empresas en lo relacionado a la gestión documental no resultaba tan elevada.
Solía haber un «horario» en el que los usuarios se conectaban y se desconectaban. De esta forma, no existía una necesidad de inmediatez tan apremiante como en la actualidad.
No obstante, cuando los móviles arrasaron y sustituyeron al ya arcaico ordenador, el tiempo de conexión del usuario pasó a ser 24/7. Por consiguiente, la empresa se vio obligada a adaptarse y no tuvo otra opción que permanecer el línea tanto tiempo como su cliente. Es decir, siempre.
La información pasó de requerir ser entregada de forma correcta, a urgir ser entregada en cualquier momento del día, todos los días del año.
¿De qué se trata eso llamado gestión de documentos?
Definimos como gestión documental a la forma en la que la empresa lleva a cabo el almacenamiento, la administración y el rastreo, de sus documentos digitales. Por lo tanto, para que una organización pueda considerarse adaptada a las necesidades del usuario actual, debe implementar soluciones destinadas a mejorar todos los procesos vinculados a la gestión de sus documentos, así como también necesitará llevar a cabo la automatización de sus procesos.
Descubre los beneficios de contar con un software para la gestión documental.
Medidas de gestión de documentos en el ámbito digital
A los efectos de que podamos hablar de gestión documental, deben cumplirse ciertos requisitos. Tales medidas constan en lo siguiente:
- Carpetas compartidas: se utilizan para agrupar la documentación de soporte y así permitir que todos los miembros del equipo autorizados a acceder a ellas, dispongan de la información desde cualquier dispositivo móvil.
- Compartir a través de unidades de red: la estructura de la red forma parte de la empresa de forma física.
- Compartir a través de la nube: el lugar de almacenamiento es un espacio no físico y, por ende, no ocupa lugar en la empresa.
- Circulación automatizada de agendas: implementando esta medida, los colaboradores reciben las notificaciones y los recordatorios en tiempo real. A su vez, pueden consultar la agenda empresarial para estar al tanto de las actividades de los próximos días o incluso acceder al calendario de vacaciones, entre muchas otras cosas.
Seguramente te interesará saber qué tan conveniente es la externalización de la gestión documental.
Beneficios de la digitalización de documentos
- Adaptarse a las generaciones actuales
- Manejar un gran volumen de información almacenada en documentos
- Acceso a los datos empresariales en todo momento
- Cumplir con las normativas legales debido al eficiente manejo de la documentación
- Migración de datos de forma segura