En cada empresa existen costes ocultos, los cuales no son productivos ni estrictamente necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. Estos costes en muchas ocasiones pasan desapercibidos por los sistemas contables y son difíciles de cuantificar. Impacta directamente sobre la rentabilidad del negocio, por lo tanto, atacarlos y erradicarlos es una prioridad para la eficiente gestión de los procesos.
Los gastos de papelería e impresión en las áreas administrativas, difícilmente medibles, forman parte de estos costes ocultos de la empresa. Estadísticas demuestran que aproximadamente un 10% de las utilidades del negocio se destina a compras de materiales y suministros de oficina, tintas, cartuchos, papelería y demás accesorios. Sin embargo, si no se cuenta con un sistema de gestión documental implementado en la organización, los gastos y desperdicios por errores de impresión aumentan. Estos gastos no se ven, pero tienen un peso significativo en los resultados del negocio.
Actualmente muchas empresas han buscado aliados estratégicos que les ayuden a maximizar su eficiencia en aquellas áreas en las que requiere trabajo y tiempo controlar. Por eso el outsourcing de impresiones es una de las múltiples herramientas que se pueden utilizar para minimizar estos costes ocultos. A continuación te explicamos en qué consiste y algunos de sus beneficios.
El incremento de los gastos de impresión no radica mayoritariamente en los suministros ni en los equipos de impresión, sino en la eficiencia de su uso por parte del personal de nuestra empresa. Adicionalmente el mantenimiento preventivo y correctivo que debe hacer para garantizar el óptimo funcionamiento de sus equipos.
La recomendación de los expertos actualmente para solucionar este problema es pasar a un sistema de outsourcing de impresión, esto no sólo permitirá ahorrar algunos costes, sino que formará parte de la política empresarial, haciendo el negocio más eficiente y productivo.
Beneficios
- Contratos personalizados de acuerdo a los requerimientos de cliente.
- Cero preocupaciones por mantenimiento y reparaciones de equipos de impresión.
- Evitará la obsolescencia de los equipos, los cuales serán sustituidos cada vez que se requieran.
- Gastos fijos de Impresión, de esta manera será más fácil controlar el gasto por impresión de documentos por área, usuario o departamento.
- Medición de eficiencia por Usuario, de esta manera y con el adecuado sistema de gestión podrá determinar que usuarios están utilizando irracionalmente los recursos y aplicar acciones correctivas en el departamento
- Servicio de Atención al cliente en el momento que lo requiera.
- Reportes personalizados a su dirección de correo electrónico que permitirá conocer sus gastos de impresión y delimitar planes para hacerlos cada vez más eficientes.
- Pagar sólo por lo impreso, muchas empresas incluyen dentro del servicio el pago únicamente por cada impresión realizada de esta manera no se debe realizar inversión en compra de equipos de impresión.
- Seguridad, si maneje documentación importante el sistema de impresión permitirá la impresión de estos documentos únicamente bajo asignación de permisos a usuarios.
- Sostenibilidad, un paso más para el cuido del medio ambiente, la empresa será consciente del uso de papel y suministros, de esta forma contribuirá a la disminución del impacto medioambiental.
El outsourcing de impresión es una opción rentable para todas aquellas organizaciones que quieren mejorar y ser cada vez más eficientes en el control de sus gastos, principalmente aquellos que vienen del área de papelería y suministros. En Copimar podremos ofrecerle el servicio de gestión óptimo para las necesidades de su empresa.