5 beneficios de la gestión documental

La gestión documental es uno de los principales objetivo que persiguen los CIOs actuales: la búsqueda de un proceso digitalizado que mejore sustancialmente las operaciones, con versatilidad, acceso a la información 24h y un efectivo sistema de seguridad, que permita limitar el acceso a los que deben de trabajar la información.

Como parte de este proceso de digitalización, muchas empresas actuales están migrando hacia una gestión documental cada vez más eficiente, pero ¿por qué mi empresa debería de hacerlo?

Se estima que aproximadamente entre un 10-15% de las utilidades de la empresa se van a la basura por la falta de control en los procesos administrativos, principalmente por el uso ineficiente de los recursos ofimáticos, papelería, tinta, impresiones, consumo energético, entre otros. Muy pocos gerentes prestan atención a la oportunidad que representa la optimización de estos recursos.

Beneficios

De cara a este planteamiento, la gestión documental ofrece una alternativa viable para buscar la rentabilidad que las empresas necesitan para ser competitivas en un mundo digitalizado. He aquí algunos de los beneficios que podemos encontrar al aplicarla en nuestras operaciones:

• Ahorro sustancial en el consumo de papelería al evitar impresiones de documentos innecesarios, fotocopias e impresiones erradas.
• Seguridad en la Nube, toda la información se encontrará limitada en sus accesos, permitiendo su visualización y modificación únicamente por parte de los usuarios acreditados.
• Disponibilidad de la información 24 horas al día 7 días a la semana, gracias a la conectividad del internet los archivos estarán disponibles cuándo los requieras y en el momento en que los necesites. No tendrás que movilizarte a un gran archivo físico para buscar tus contratos entre tantas hojas de papel, basta con acceder desde tu ordenador o cualquier dispositivo inteligente para tenerlos al alcance de un click.
• Control y Medición, gracias a la gestión documental puedes medir la eficiencia o el consumo de recursos de papelería por cada uno de los colaboradores de la empresa, de tal manera que te permitirá conocer cuáles de ellos son más eficientes con el uso de los recursos y aplicar planes de acción puntualizados en determinadas áreas de la organización.
• Reducción de costes por espacios y estanterías, olvídate de comprar o alquilar espacios físicos para almacenamiento de documentos, así como estanterías o archivadores, todo se almacenará en un servidor en un reducido espacio físico.

Aunque son muchos, estos son algunos de los beneficios que podemos encontrar al implementar un proceso de gestión documental en la empresa, no sólo como parte de una tendencia, sino como una exigencia para que las empresas sean cada vez más competitivas en un entorno más globalizado.