Antes de cambiar la impresora de la oficina, la decisión que más pesa no es el modelo, sino la forma de tenerla: comprarla o contratarla en renting. Las dos fórmulas funcionan, pero reparten de manera muy distinta el desembolso, el mantenimiento y la responsabilidad cuando algo falla.
En Copimar trabajamos desde 2001 con empresas de Valencia y su provincia, y la pregunta se repite igual en un despacho de tres personas que en una oficina con varios departamentos. Esto es lo que cambia entre una opción y otra, sin cifras genéricas: el número que de verdad importa sale del volumen de impresión de cada empresa.
Cuándo compensa comprar
Comprar tiene sentido cuando la empresa imprime poco y de forma estable, y prefiere una única inversión a una cuota mensual. El equipo pasa a ser propio, se amortiza según la organización y el tipo de trabajo, y no hay contrato ni permanencia que respetar.
La contrapartida llega después. Pasada la garantía, cada avería se contrata y se paga aparte, el tóner y los recambios corren por cuenta de la empresa y, cuando el equipo se queda corto, renovarlo exige una nueva inversión. Suele compensar en estos casos:
- Volúmenes de impresión bajos y previsibles, sin picos de trabajo.
- Equipos sencillos, de uso personal o de un puesto concreto.
- Empresas que pueden gestionar por su cuenta las incidencias y la compra de consumibles.
- Organizaciones que prefieren tener el equipo en propiedad.
Qué incluye el renting
El renting de equipos de oficina convierte la impresora o la multifuncional en un servicio: la empresa paga una cuota periódica y dispone del equipo durante el periodo pactado, sin desembolso inicial. La diferencia con la compra no está solo en la forma de pago, sino en todo lo que entra en el contrato:
- El mantenimiento del equipo, incluido en el contrato.
- El servicio técnico ante averías y reparaciones, también incluido.
- La reposición de consumibles, como el tóner, dentro de la cuota.
- El pago por uso, que permite prever el gasto de impresión de cada mes.
- La actualización del equipo al terminar el periodo de alquiler.
Por eso el renting encaja bien en empresas que imprimen mucho o de forma irregular, en oficinas que abren nuevas sedes o puntos de atención y en proyectos con fecha de fin, como un evento. El gasto se conoce de antemano y la empresa deja de ocuparse de lo que no es su trabajo.
Comprar o renting: comparativa
La tabla resume en qué se diferencian las dos fórmulas en los puntos que más pesan en la decisión.
| Aspecto | Compra | Renting |
|---|---|---|
| Desembolso inicial | El precio completo del equipo | Sin desembolso inicial: cuota periódica |
| Propiedad | El equipo es de la empresa | El equipo se usa durante el periodo pactado |
| Mantenimiento | A cargo de la empresa al acabar la garantía | Incluido en el contrato |
| Servicio técnico | Se contrata y se paga en cada incidencia | Incluido en el contrato |
| Consumibles | Los compra la empresa | Reposición incluida en la cuota |
| Previsión del gasto | Variable: depende de averías y consumibles | Cuota conocida y pago por uso |
| Renovación | Nueva inversión cuando el equipo se queda corto | Equipo actualizado al terminar el periodo |
| Compromiso | Sin contrato ni penalizaciones | Contrato con una duración pactada |
Las condiciones concretas, como la duración, el volumen incluido o el tipo de equipo, se fijan en cada contrato.
Equipos RICOH y LEXMARK
Copimar es partner de RICOH y de LEXMARK, dos fabricantes con una gama amplia de impresoras y multifuncionales para oficina, desde equipos compactos de sobremesa hasta sistemas de producción. Trabajar con las dos marcas permite elegir cada equipo por lo que necesita el puesto o el departamento, no por lo que haya disponible.
Como servicio técnico oficial de las dos marcas, nos ocupamos de la posventa de esos equipos, con sus recambios, tóners y asistencia técnica, tanto si el equipo se compra como si se contrata en renting. El renting de impresoras profesionales explica en detalle cómo funciona el servicio para equipos de impresión; si la oficina necesita también ordenadores o monitores, el renting informático sigue la misma lógica. Y si el consumo energético entra en la decisión, conviene repasar qué hace a unos equipos de oficina más sostenibles y ecoeficientes que otros.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con el equipo al terminar el contrato de renting?
Al terminar el periodo pactado, el equipo se puede sustituir por otro más actual, de modo que la oficina no se queda con una impresora anticuada. Las opciones concretas al final del contrato se fijan en cada caso y conviene revisarlas antes de firmar.
¿El tóner está incluido en la cuota?
Sí. En el renting, la reposición de consumibles como el tóner forma parte de la cuota, igual que el mantenimiento y el servicio técnico. En una compra, en cambio, los consumibles se pagan aparte durante toda la vida del equipo.
¿Tiene sentido el renting para una oficina pequeña o un uso temporal?
Sí, y es uno de los casos en los que más se nota. Una oficina pequeña evita la inversión inicial y no tiene que ocuparse de las averías; y para necesidades con fecha de fin, como un evento o una oficina provisional, el renting permite ajustar los equipos a esa necesidad sin quedarse con ellos después.