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Clasificación documental – conoce su utilidad

¿Te imaginas accediendo al instante y con total facilidad a los documentos que ahora mismo no encuentras? Esa es la utilidad de la clasificación documental. Conoce todos sus detalles a continuación.

¿En qué se basa la clasificación documental?

La clasificación documental consiste en llevar a cabo una serie de acciones en las cuales se fusiona el perfeccionismo de la técnica y la formalidad de la administración, para lograr un orden lógico, intuitivo y de fácil acceso, para tus documentos.

En el marco de una oficina, esta práctica denota la forma organizada en que se lleva a cabo el archivo de los documentos para poder acceder a ellos en cualquier momento, sin importar la procedencia ni el soporte de estos. En otras palabras, es un sistema que funciona dentro de otro.

Características del sistema de clasificación de documentos

Para que podamos hablar de clasificación de documentos propiamente dicha, necesitan estar presentes las siguientes características:

  • Sencillez
  • Efectividad
  • Eficacia
  • Flexibilidad
  • Universalidad

Mediante estas características, nos aseguraremos de que el sistema fluya. Por lo tanto, será comprendido por todas las personas que forman parte de la empresa y de aquellas que se incorporarán sobre la marcha. A su vez, podrá ser aplicado por cualquier persona de la organización. Por otra parte, debemos asegurarnos de que no sea un sistema cerrado, sino uno que permita, a medida que la existencia documental de la empresa aumente de manera exponencial, ampliaciones en el futuro.

Sistemas posibles para clasificar documentos

  • Alfabético
  • Cronológico
  • Numérico
  • Temático
  • Geográfico
  • Alfanumérico

Conoce las claves de la gestión documental aquí mismo.

Según la jerarquía que más le convenga a tu empresa, clasificarás tus documentos para que estén disponibles de manera intuitiva para todos sus posibles usuarios.

Soporte informático vs soporte físico en la clasificación de documentos

Si aún crees que el soporte físico es la mejor opción para asegurarte de la permanencia del documento en el tiempo, tenemos novedades que te interesarán. En primer lugar, el soporte físico es mucho más costoso. Esto se debe al gasto de tinta, papel y mobiliario, que se necesitan para disponer de él. Por otra parte, ocupar espacio en la oficina es una práctica que entorpece tanto la estética, y por ende la imagen que damos ante el cliente, como la eficiencia de tus colaboradores. Un espacio atestado de mobiliario impide desplazarse y fluir de la forma esperada.

Por otra parte, te será de mucha utilidad saber que los software de clasificación documental son seguros, prácticos y confiables. Por lo tanto, tus documentos estarán mucho más protegidos dentro de ellos que sobre el estante de un mueble en el cual están expuestos a la humedad, a eventuales roedores y al inminente paso del tiempo.

Clasificación documental – conoce su utilidad

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