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Digitalización de facturas – conoce sus claves

Digitalizar nuestros documentos es el primer paso hacia la simplificación de nuestro trabajo. Por consiguiente, la automatización de los procesos de facturación nos permiten aprovechar al máximo las posibilidades del mundo digital. Por lo tanto, hoy te presentamos las claves para la digitalización de facturas.

¿En qué consiste la digitalización de facturas?

La digitalizacion de facturas consiste en pasar al formato digital los documentos que tenemos en el soporte papel. Por lo tanto, es necesario contar con un sistema de gestión documental. De esta forma, tendremos el respaldo que esta transformación requiere.

Además de convertir las facturas a un formato digital, la digitalización de facturas permite llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Automatizar flujos y procesos documentales.
  • Recuperar documentos al instante.
  • De esta forma, almacenamos documentos sin ocupar espacio.
  • Extraer datos de documentos escaneados para utilizarlos en programas de gestión.
  • Distribuir los documentos con facilidad.

Claves que debemos considerar en la digitalización de documentos

Las claves del proceso de digitalización de documentos son las siguientes:

  • Transformación y distribución de documentos de forma sencilla.
  • Facilitar el acceso a facturas, contratos, expedientes, órdenes de compra y pedidos.
  • Automatización de los procesos documentales.
  • Crear el ambiente propicio para el trabajo colaborativo.
  • Creación de recordatorios.
  • Habilitación de comentarios.
  • Asignación de tareas a cada colaborador.
  • Ahorro de costes.
  • Eliminación del almacenamiento físico.
  • Mayor espacio disponible en la oficina.
  • Firma de contratos con total validez legal.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad.
  • Extracción de datos de los documentos escaneados para ser trasladados a programas como el CRM.
  • Optimización del tiempo.
  • Formateo de los documentos según nuestra comodidad y preferencias.
  • Escaneo directo de la documentación para ser subida a la aplicación y así obtener un asiento contable.
  • Evitar la pérdida de documentos.
  • Creación de las bases para el teletrabajo.

Cuando vamos a implementar un nuevo método de trabajo, necesitaremos tomar en cuenta ciertos factores. Por ende, debemos empezar contando con el respaldo de una empresa que sabe lo que hace. ¿Ya conoces las ventajas de la tramitación de facturas con DocuWare?

Cambios que trae la digitalización documental

La gestión contable de una empresa requiere de un gran esfuerzo. Además de ello, de una fuerte inversión de dinero para las empresas. Por consiguiente, la automatización a la que permite llegar la digitalización documental nos permite lograr una clasificación perfecta. De esta forma, estará libre de todo error humano, de las facturas. Consecuentemente, estas son procesadas y leídas por el software inteligente.

Por lo tanto, al escanear las facturas, la empresa aumenta su productividad. Por otra parte, reduce sus costes y gana en competitividad.

Consejos para optimizar la gestión de documentos

  • Digitalización: al pasar al formato electrónico, evitamos perder las facturas en formato papel. Por lo tanto, nos aseguraremos la conservación del documento ante pérdidas, incendios o inundaciones.
  • Catalogar: cuando se cataloga, se logra una mejor organización. Por consiguiente, incluir categorías, subcategorías y metadatos, nos permitirá acceder al documento que buscamos de forma instantánea. Por lo tanto, es conveniente conocer la mejor forma de llevar a cabo la clasificación documental.
  • Centralizar: al contar con las documentos en un mismo lugar, todos los colaboradores podrán acceder a ellos con total facilidad. Por ende, el trabajo fluye de manera mucho más eficiente.
Digitalización de facturas – conoce sus claves

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