Los documentos son un activo vital de las empresas, por lo que la gestión documental es una pieza clave de los procesos administrativos y productivos.
En un contexto de transformación digital la gestión de documentos toma un nuevo aspecto y se enmarca en un proceso de cambio para la adaptación a un mundo digital que avanza sin tregua.
Las buenas prácticas en la gestión documental permiten disminuir la incertidumbre, además de resultar indispensable para el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias.
Buenas prácticas de gestión documental
El 80% de la información con la que se desarrollan procesos administrativos y productivos está sustentada en documentos, por lo cual, en la capacidad de gestionar esta información está la oportunidad para crecer y sustentarse.
Entre las buenas prácticas para una gestión documental eficiente se destacan:
- Involucrar a todos: aún cuando existan medios informatizados para realizar las operaciones archivo, las personas son el eje de los negocios y las compañías, por lo que resulta indispensable que todos conozcan los procedimientos adecuados para facilitar las gestiones.
- Determinar responsabilidades: aún cuando algunos procesos relacionados a los documentos están informatizados y automatizados, es importante contar con personas responsables de la supervisión en el uso correcto de las tecnologías y frente a cualquier incidencia.
- Protocolo normalizado: se trata de una elaboración que concluye en el procedimiento para el desempeño de las actividades cotidianas y específicas.
- Control y clasificación: la documentación almacenada está formada por información de la propia empresa tanto como de sus clientes y proveedores, por lo que corresponde un serio control permanente a la seguridad, incluyendo patrones de clasificación que posibiliten su pronto hallazgo cuando sea requerido.
- Software de gestión: este es el punto más comprometido en los últimos tiempos, ya que la empresa, sea esta grande o pequeña e incluso los emprendimientos autónomos, necesita cada vez más de medios informatizados que permitan una gestión rápida, eficaz y segura.
En cualquiera de estos y otros aspectos de la gestión documental, brindamos asesoramiento y contribuimos a facilitar que las actividades de cada sector se ejecuten en el marco de los procedimientos para una gestión eficiente de los procesos administrativos y productivos.