¿Optar por emitir facturas electrónicas (e-facturas)?
Entre los aspectos que abarca la gestión documental dentro de una organización, una fundamental para su adaptación a la era digital es la emisión de facturas electrónicas (e-facturas). Su implementación en la administración pública y privada sigue en aumento, lo que podría representar una tendencia generalizada dentro de todos los sectores por sus innegables ventajas sobre la facturación tradicional.
Diferentes formatos
Existen varias plataformas y softwares autorizados por la administración tributaria para emitir las e-facturas de forma sencilla, rápida y segura. Entre los modelos disponibles para su elaboración, encontramos el formato estructurado y el no estructurado. La diferencia entre ambos es una de practicidad: en el primer caso se cuenta con una plantilla adaptada al proceso requerido y en el segundo caso no existe tal modelo.
Comodidad, ahorro y rapidez
Si queremos facturar como pyme, empresa o multinacional, el manejo de información digitalizada implica una serie de virtudes con respecto a la forma tradicional. Dentro de la gestión documental, la digitalización le permite al usuario controlar elementos muy puntuales que van a favorecer la dinámica organizacional y le proporciona ventajas competitivas incuestionables.
Consecuentemente, podemos mencionar lo siguiente: reducción de costes, agilización de cobros, incrementa la productividad, aplicación de un sistema único de gestión, adaptación a la normativa vigente, acceso casi inmediato, disminución del error humano, reducción del espacio de almacenamiento, optimización de los procesos, seguridad en varios niveles y contribuye a realzar significativamente la atención al cliente.
De hecho, el promedio de procesamiento de una factura tradicional cuesta unos 3,5 euros en comparación con los 0,12 euros de la versión digital. Además, las empresas españolas han ahorrado un promedio de 119 millones cada año con esta implementación; ahorrando a su vez la tala de unos 3.300 pinos que se usan para generar las facturas en papel.
Otro aspecto fundamental es la seguridad. El formato digital incorpora la firma electrónica, lo que evita la copia, falsificación o alteración de las facturas. Asimismo, los formatos pueden ser cifrados con contraseña; se evita su pérdida durante el envío; y puede ser impresa, copiada o escaneada en cualquier momento. En definitiva, auguramos una proyección muy positiva de esta tendencia.