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¿ Realmente sabes cuanto gastas en impresiones?

Alrededor del 65% de las empresas no lo saben. Si 2018 va a ser otro año en el que necesitas revisar los costes operativos, entonces es posible que desees comprender lo que tu empresa está imprimiendo en todo el negocio, y no solo en la oficina. 

El coste de la impresión continúa estando a la vanguardia de la mayoría de las empresas y siempre es un objetivo cuando se busca reducir los costes operativos. Regularmente contactamos con grandes organizaciones que desean reducir la impresión de su oficina, creyendo que esto cubrirá la mayoría de sus costes relacionados con la impresión. Sin embargo, según los analistas, muchas organizaciones más grandes pueden gastar hasta tres veces más en su impresión empresarial fuera del entorno de impresión de la oficina. 

Es solo cuando las organizaciones comienzan a buscar áreas específicas del negocio impulsadas por documentos, como finanzas, logística, marketing. I.T y fabricación, por ejemplo, empiezas a darte cuenta de que gran parte de lo que imprimen estos departamentos a menudo no se controla a través de la estrategia de impresión de la oficina. Y si se considera la compra de impresión externa para satisfacer las diferentes necesidades de estas áreas comerciales, la cantidad de dinero gastada y los probables costes adicionales de almacenamiento o desperdicio de impresión, entonces comienzas a tener una idea más completa de la actividad de impresión de la empresa y lo que realmente se está gastando en toda la organización. 

De Físico a Digital 

El argumento de que muchos procesos de negocios siguen requiriendo un documento impreso es, con demasiada frecuencia, una simple «evaluación de impresión«. Se enfoca solo en la salida impresa existente y no en qué otra cosa podría comenzar digitalmente una organización  para mejorar realmente la eficiencia empresarial.  

Por supuesto, todavía hay muchos procesos que necesitan un documento impreso obligatorio, pero hasta que se identifiquen, es muy fácil suponer que las empresas pueden adoptar una estrategia de papel a digital de la noche a la mañana sin afectar la operación diaria de vender y entregar bienes o comunicarse con clientes y proveedores. 

Por lo tanto, comprender qué es correcto para convertirse en digital también debe formar parte de cualquier evaluación de producto de la empresa y, a menudo, la mejor manera de comenzar es realizar un análisis de un proceso específico de documentos que aún depende de la impresión. Entonces debería ser posible revisar el potencial de migrar esto a un proceso completamente digital que puede impulsar mejoras reales en los negocios, así como el ahorro de costes. Una buena área para mirar primero es lo que está produciendo desde sus sistemas de gestión, ya sea un mainframe o un ERP como SAP®. 

Es bastante común que las organizaciones o los usuarios de la oficina impriman grandes informes de estos sistemas para su administración, pero si utiliza un flujo de trabajo inteligente, puede convertirlo fácilmente en PDF que puede enviarse por correo electrónico a quien quiera, siempre que lo desee, y puede incluso programarse cada semana automáticamente. 

Por lo general, las organizaciones gastan mucho más en correo y en fuentes externas de lo que piensan, por lo que se puede lograr una victoria rápida al enfocarse en estas dos áreas. Para las organizaciones que tienen una instalación de impresión interna o una sala de impresión, siempre hay oportunidades de hacer más en casa, especialmente porque se están produciendo muchos trabajos de impresión en tiradas más pequeñas. Para aquellos que no cuentan con una instalación de impresión, existen formas de reducir los costes al administrar mejor la impresión y los proveedores, o al consolidar ambos en algunos casos. 

Consulte con los expertos en la materia. 

 Por lo tanto, si algo de esto le suena familiar, tal vez debería intentar obtener un estudio de administración de resultados empresariales, ya que al mirar los costes de impresión de la oficina, es posible que no obtengas el rendimiento que desea con ahorro de costes o eficiencia comercial. 

¿ Realmente sabes cuanto gastas en impresiones?

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