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Procesos documentales. Beneficios

Beneficios de automatizar procesos documentales

La automatizaci贸n de procesos documentales聽es un proceso que est谩 ganando terreno dentro de las empresas. En esa b煤squeda constante de rapidez, efectividad y productividad en los empleados para ofrecer mejores servicios distintas compa帽铆as han decidido disfrutar de los beneficios de este proceso autom谩tico. 驴Quiere saber cu谩les son?, aqu铆 los explicamos:

Orden y reducci贸n de costes

El primer beneficio que se debe citar es la capacidad para ordenar la documentaci贸n en un sitio seguro. El papel ocupa mucho espacio en las oficinas, con lo que el ambiente de trabajo se hace menos atractivo y arm贸nico, lo que a su vez impacta en el 谩nimo y la productividad de los empleados.

En cuanto a rentabilidad, se calcula que el coste de llevar una empresa que cuente con soporte de papel puede costar hasta 24 veces m谩s que una que utilice digitalizaciones, gestor铆a documental o digitalizaciones certificadas, solo por citar ejemplos.

F谩cil manejo de la informaci贸n

Cuando la informaci贸n est谩 almacenada en una plataforma digital es mucho m谩s sencillo modificarla y enviarla a trav茅s de los canales de comunicaci贸n, por lo cual es accesible de forma r谩pida por los empleados de una compa帽铆a.

Larga vida a los documentos

El papel perece. Jam谩s tendr谩 que preocuparse por el extrav铆o o da帽o a documentos almacenados, siempre estar谩n seguros en distintas unidades de almacenamiento digitales: DVD, Flash Drive, discos de almacenamiento interno o externo, correos electr贸nicos, dispositivos m贸viles y hasta en nubes de Internet.

Seguridad y trazabilidad

Todo en una empresa debe tener un responsable: 驴Quiere saber cu谩ndo fue la 煤ltima vez que un documento se modific贸 y qui茅n lo hizo?. Con una correcta digitalizaci贸n esto es muy sencillo. Adem谩s es posible clasificar los documentos de manera que solo personas autorizadas puedan acceder a ellos.

Estos son apenas cuatro de los infinitos beneficios que puede traer para una empresa contar con la automatizaci贸n de procesos documentales tales como la digitalizaci贸n certificada, soluciones de impresi贸n, facturaci贸n electr贸nica. Alrededor del 60% de los empresarios en las encuestas afirman que su empresa fue m谩s rentable tras utilizar esta herramienta de la modernidad, puesto que automatizaci贸n es sin贸nimo en estos d铆as de reducci贸n de costes y mayor productividad.

Procesos documentales. Beneficios

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