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Procesos documentales. Beneficios

Beneficios de automatizar procesos documentales

La automatización de procesos documentales es un proceso que está ganando terreno dentro de las empresas. En esa búsqueda constante de rapidez, efectividad y productividad en los empleados para ofrecer mejores servicios distintas compañías han decidido disfrutar de los beneficios de este proceso automático. ¿Quiere saber cuáles son?, aquí los explicamos:

Orden y reducción de costes

El primer beneficio que se debe citar es la capacidad para ordenar la documentación en un sitio seguro. El papel ocupa mucho espacio en las oficinas, con lo que el ambiente de trabajo se hace menos atractivo y armónico, lo que a su vez impacta en el ánimo y la productividad de los empleados.

En cuanto a rentabilidad, se calcula que el coste de llevar una empresa que cuente con soporte de papel puede costar hasta 24 veces más que una que utilice digitalizaciones, gestoría documental o digitalizaciones certificadas, solo por citar ejemplos.

Fácil manejo de la información

Cuando la información está almacenada en una plataforma digital es mucho más sencillo modificarla y enviarla a través de los canales de comunicación, por lo cual es accesible de forma rápida por los empleados de una compañía.

Larga vida a los documentos

El papel perece. Jamás tendrá que preocuparse por el extravío o daño a documentos almacenados, siempre estarán seguros en distintas unidades de almacenamiento digitales: DVD, Flash Drive, discos de almacenamiento interno o externo, correos electrónicos, dispositivos móviles y hasta en nubes de Internet.

Seguridad y trazabilidad

Todo en una empresa debe tener un responsable: ¿Quiere saber cuándo fue la última vez que un documento se modificó y quién lo hizo?. Con una correcta digitalización esto es muy sencillo. Además es posible clasificar los documentos de manera que solo personas autorizadas puedan acceder a ellos.

Estos son apenas cuatro de los infinitos beneficios que puede traer para una empresa contar con la automatización de procesos documentales tales como la digitalización certificada, soluciones de impresión, facturación electrónica. Alrededor del 60% de los empresarios en las encuestas afirman que su empresa fue más rentable tras utilizar esta herramienta de la modernidad, puesto que automatización es sinónimo en estos días de reducción de costes y mayor productividad.

Procesos documentales. Beneficios

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