Factura electr贸nica en detalle

Factura electr贸nica

Desde hace a帽os el gobierno espa帽ol, de la mano de la Comisi贸n Europea, han estado impulsando la implementaci贸n de la factura electr贸nica聽para facilitar los intercambios entre las distintas organizaciones p煤blicas y privadas. Enmarcada dentro de un mercado com煤n, esta iniciativa trata de allanar el camino para que las empresas sean m谩s eficientes y competitivas.

Aunque no ha sido un proceso f谩cil, dado que cada pa铆s cuenta con sus propios instrumentos y regulaciones, un criterio unificado supondr铆a un gran avance para todas las empresas, entidades, administraciones p煤blicas, aut贸nomos y todo aquel que quisiera incorporarse a esta metodolog铆a innovadora y menos burocr谩tica en materia de gesti贸n documental.

驴En qu茅 consiste?

La versi贸n electr贸nica no difiere mucho con respecto a una factura tradicional, ya que comporta los mismos efectos legales. Como ya sabemos, representa una justificaci贸n que detalla la prestaci贸n de un servicio o el pago de un bien. La mayor diferencia estriba en que una factura electr贸nica puede guardarse, manipularse y ser intercambiada de forma digital.

Caracter铆sticas

A diferencia de una factura de papel, la versi贸n electr贸nica debe ser gestionada mediante un sistema inform谩tico que permita garantizar la autenticidad y la integridad de la misma. La generaci贸n de la factura electr贸nica consiste en dos elementos importantes a saber: su creaci贸n y su almacenamiento, seguido por la firma con certificado digital perteneciente a quien la emite, lo que permite cifrarla y agregarle un sello digital.

Llevar a cabo esta operaci贸n avala que la persona f铆sica o jur铆dica firmante es quien dice ser y que la factura no ha sido manipulada de forma equivocada. El env铆o del comprobante se realiza por medios electr贸nicos, en un formato que sea com煤n a quien la recibe y en concordancia con las normativas y las disposiciones relacionadas con la materia.

Garant铆as

Cuando hablamos de garantizar que la factura electr贸nica sea legible, en ese caso el programa es el encargado de facilitar el proceso. En cuanto a la autenticidad e integridad, hay varias maneras para avalarla:

  • A trav茅s del intercambio electr贸nico de datos EDI.
  • Por medio de la firma digital avanzada.
  • Mediante otros medios que la Agencia Estatal de Administraci贸n Tributaria haya avalado previamente.
  • Utilizando los canales regulares de gesti贸n que permitan establecer el v铆nculo entre la factura y la entrega de bienes o prestaci贸n de servicios.

Formato estructurado

Este tipo de facturas cuentan con informaci贸n preestablecida y pueden ser generadas por diversos programas pertenecientes a quien las emite. Esto permite que sean procesadas por aplicaciones inform谩ticas de pago y contabilidad de aquel que las recibe. Algunos ejemplos de este formato son los lenguajes XML, Edifact, entre otros.

Formato no estructurado

A diferencia de lo anterior, esta factura solamente presenta una imagen, por lo que va requerir un procesamiento manual para ser incorporadas a los programas de quien recibe el documento. No es un procedimiento completamente automatizado, dado que a menudo tiene que ser descifrada por reconocimiento 贸ptico de caracteres (OCR). De esta forma es como obtenemos los archivos PDF y las facturas escaneadas.

Factura electr贸nica en detalle

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