Factura electrónica
Desde hace años el gobierno español, de la mano de la Comisión Europea, han estado impulsando la implementación de la factura electrónica para facilitar los intercambios entre las distintas organizaciones públicas y privadas. Enmarcada dentro de un mercado común, esta iniciativa trata de allanar el camino para que las empresas sean más eficientes y competitivas.
Aunque no ha sido un proceso fácil, dado que cada país cuenta con sus propios instrumentos y regulaciones, un criterio unificado supondría un gran avance para todas las empresas, entidades, administraciones públicas, autónomos y todo aquel que quisiera incorporarse a esta metodología innovadora y menos burocrática en materia de gestión documental.
¿En qué consiste?
La versión electrónica no difiere mucho con respecto a una factura tradicional, ya que comporta los mismos efectos legales. Como ya sabemos, representa una justificación que detalla la prestación de un servicio o el pago de un bien. La mayor diferencia estriba en que una factura electrónica puede guardarse, manipularse y ser intercambiada de forma digital.
Características
A diferencia de una factura de papel, la versión electrónica debe ser gestionada mediante un sistema informático que permita garantizar la autenticidad y la integridad de la misma. La generación de la factura electrónica consiste en dos elementos importantes a saber: su creación y su almacenamiento, seguido por la firma con certificado digital perteneciente a quien la emite, lo que permite cifrarla y agregarle un sello digital.
Llevar a cabo esta operación avala que la persona física o jurídica firmante es quien dice ser y que la factura no ha sido manipulada de forma equivocada. El envío del comprobante se realiza por medios electrónicos, en un formato que sea común a quien la recibe y en concordancia con las normativas y las disposiciones relacionadas con la materia.
Garantías
Cuando hablamos de garantizar que la factura electrónica sea legible, en ese caso el programa es el encargado de facilitar el proceso. En cuanto a la autenticidad e integridad, hay varias maneras para avalarla:
- A través del intercambio electrónico de datos EDI.
- Por medio de la firma digital avanzada.
- Mediante otros medios que la Agencia Estatal de Administración Tributaria haya avalado previamente.
- Utilizando los canales regulares de gestión que permitan establecer el vínculo entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Formato estructurado
Este tipo de facturas cuentan con información preestablecida y pueden ser generadas por diversos programas pertenecientes a quien las emite. Esto permite que sean procesadas por aplicaciones informáticas de pago y contabilidad de aquel que las recibe. Algunos ejemplos de este formato son los lenguajes XML, Edifact, entre otros.
Formato no estructurado
A diferencia de lo anterior, esta factura solamente presenta una imagen, por lo que va requerir un procesamiento manual para ser incorporadas a los programas de quien recibe el documento. No es un procedimiento completamente automatizado, dado que a menudo tiene que ser descifrada por reconocimiento óptico de caracteres (OCR). De esta forma es como obtenemos los archivos PDF y las facturas escaneadas.