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Data cleansing o destrucción de documentos

Con la vigencia definitiva del Reglamento General de Protección de Datos (o GDPR según las siglas en inglés) el cumplimento del proceso completo de la gestión documental y de datos se vuelve indispensable para empresas de cualquier tamaño, incluyendo la destrucción de documentos.

Aunque el borrado, eliminación o destrucción de datos y documentos sea al final del proceso, reviste una gran importancia en el marco de la normativa y, por ello, cuenta con una certificación que la garantiza.

Tratamiento seguro y correcta eliminación de los documentos

Tanto los documentos en papel como los datos digitales cumplen un ciclo de vida útil que está regulado. Según el tipo de información y datos de los que se trate, existen diferentes formas seguras de gestionarlos, archivarlos y destruirlos.

Lo más seguro es identificar y seleccionar los servicios de una empresa especializada en la gestión documental, que garantiza el seguimiento del tratamiento seguro de la documentación, y certifica su eliminación correcta y definitiva, es decir, según los procesos establecidos por la normativa y en los casos que corresponda.

El certificado extendido por la correcta destrucción de los documentos debe contar con la información de la empresa, así como del responsable y el método empleado para la destrucción de documentos.

Este documento acredita que su empresa cumple con la normativa de tratamiento de datos, que la documentación cumple un proceso y que la información privada y confidencial de sus negocios no corre ningún riesgo.

Certificado de borrado de datos residuales

Con el gran volumen de datos y documentos que hoy en día se mueven de manera digital por diferentes entornos, la gestión de los documentos va más allá del almacenamiento y custodia de archivos.

Cada vez que se envían documentos escaneados, se comparte información vía correo electrónico, se imprime o pasa por un servidor, queda una huella de estos datos que constituyen un riesgo para la seguridad.

El impacto puede ser muy alto, no sólo por las sanciones que establece la normativa Europea, sino para la seguridad de los empleados y clientes, pudiendo provocar enormes pérdidas económicas y daños irreversibles en la reputación de la empresa.

Los avances tecnológicos han permitido incluir funciones que minimizan el riesgo de que los datos se filtren desde servidores y correo electrónico, pero aún existen datos residuales que quedan impresos, por ejemplo, como imagen latente en el tambor de las impresoras y en la libreta de direcciones y tarjetas de memoria de multifuncionales.

Ricoh ofrece la máxima seguridad con el borrado certificado de datos, con la más exhaustiva eliminación de datos residuales para impresoras y multifuncionales del mercado.

Los procedimientos de eliminación definitiva de archivos y datos residuales de todos los dispositivos se realizan conforme a las regulaciones y son totalmente auditables, lo que garantiza la mayor seguridad.

El borrado certificado de datos puede integrarse al ciclo de vida del dispositivo y cubre de manera integral todas las fuentes potenciales de datos en los dispositivos de impresión, tratándose de un procedimiento acreditado que se documenta paso a paso.

Data cleansing o destrucción de documentos

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