Si bien el concepto flujos de trabajo suena demasiado actual, la primera vez que se empleó fue en el año 1921, haciéndose referencia a los procedimientos a seguir para completar el proceso de fabricación. El método resultó tan efectivo que hoy, casi cien años después, las empresas invierten en tecnología que les permita optimizarlo. El avance al respecto es constante, ya que se ha probado en repetidas ocasiones que es la mejor forma de mantener a un equipo organizado y concentrado en los resultados que se desean obtener.
¿Qué son los flujos de trabajo?
Los flujos de trabajo son los conjuntos de pasos, los cuales se llevan a cabo de forma organizada y en los que se establece un orden y sus respectivas prioridades, diseñados para llevar a cabo y completar procesos empresariales. Abarcan desde el inicio hasta el momento en el que la tarea se considera finalizada de forma exitosa.
¿Qué objetivos persigue?
Los objetivos que una empresa persigue al implementar flujos de trabajo son:
- Automatización de tareas
- Optimización en la transferencia de información
- Hacer más rigurosos los controles
- Establecer las instrucciones del proceso a seguirse
- Establecer un seguimiento del proceso en tiempo real
- Reformular los procesos para mejorarlos
- Lograr una mayor rapidez y eficacia en la realización de tareas
- Evitar multas por dejar atrás tareas legales cuyo incumplimiento acarrea penalizaciones monetarias para la empresa
Tipos de flujos de trabajo según su categorización
Los flujos de trabajo se dividen en tres categorías:
- Administrativos
- Producción
- Ad hoc
Flujos administrativos
Debido a que la mayor parte de lo que una empresa promedio gestiona son los documentos administrativos, estos flujos de trabajo son los más comunes de todos. Los propósitos de este sistema de gestión documental son lograr la automatización de tareas y la optimización de la eficiencia y de los tiempos de entrega. Se pueden crear alertas que indiquen que el tiempo para entregar la documentación legal está a punto de expirar. Esto evitaría incurrir en multas y recargos por dichas demoras. En el caso de la documentación interna de la empresa, tal como facturas, remitos y notas de crédito, esta es integrada en los flujos de trabajo de la empresa. De esta forma, quedan establecidos todos los procesos por los que cada papel debe pasar: firmas, verificaciones y archivo. Por ende, resulta mucho más factible poder cumplir con todos los pasos sin olvidarse de ninguno de ellos.
Dentro de los procesos administrativos, la gestión documental es una de las piezas clave. Descubre aquí sus usos y ventajas, así como su rol en la transformación digital de la empresa.
Flujos producción
Los flujos de producción son de índole fija, ya que no suelen cambiar. La utilidad de utilizar esta metodología en el ámbito de la fabricación puede hacer que la empresa ahorre en costes de producción, al tiempo que se evita la temida situación de quedarse sin insumos de producción. Se puede establecer un flujo de trabajo en el que el sector encargado de las compras reciba una alerta cuando el equipo de producción ha comenzado a ensamblar los equipos a fabricarse. De esta forma, estará al tanto de que los materiales disponibles ya están en uso. Por lo tanto, podrá comenzar a gestionar el nuevo encargo de estos.
Esta dinámica evita que el equipo de producción se quede sin materias primas al momento de fabricar la maquinaria o el producto que sea que la empresa elabore. Las empresas que producen por stock se benefician ampliamente de esta clase de flujo. Al recibir aviso cuando los materiales disponibles para la fabricación entran a dicho proceso, evitarán quedarse sin insumos para la próxima tanda de producción.
Otra utilidad de los flujos de trabajo reside en los controles de trazabilidad. Este sistema de trabajo permite registrar el tiempo que cada empleado ha invertido en llevar a cabo su tarea. Si por alguna razón se toma más del tiempo conveniente en hacerlo, la empresa puede detectar que allí reside la causal de ciertos problemas y tendrá la oportunidad de brindarle a su colaborador el entrenamiento necesario para evitar los problemas en los que estaba incurriendo.
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Flujos ad hoc
Los flujos de trabajo ad hoc son empleados en la producción, pero, a diferencia de los anteriores, el procedimiento se modifica ante cada nuevo pedido. La explicación radica en que son los flujos utilizados por empresas que fabrican a pedido. Por lo tanto, cada nuevo encargo representa un proyecto individual en sí mismo. Por ende, sería imposible basar cada nueva producción en método utilizados para las anteriores. Es así que para poder ofrecer la mayor calidad en la menor cantidad de tiempo, elaboran los flujos de trabajo a la medida de cada nuevo proyecto en el que se embarcan.
Ejemplo de flujo de trabajo en la vida real
A continuación veremos un ejemplo de uno de los tantos flujos de trabajo sacados de la vida real:
Marketing de contenidos
El marketing de contenidos requiere de la intervención de varios sectores de la empresa, tales como el copywriter, el diseñador y el community manager. Un flujo de trabajo entre ellos y con la participación de otros colaboradores sería de la siguiente forma:
- El community manager crea un calendario editorial.
- El sector de marketing lo aprueba o lo modifica.
- El copywriter lo escribe y lo envía a revisión al departamento de marketing.
- El departamento de marketing lo aprueba o marca modificaciones.
- Cuando está listo, es enviado al diseñador para que ensamble el texto con las imágenes.
- Se envía el contenido, ahora ensamblado, al community manager, quien lo carga en el sistema y lo programa para su publicación.
Como se puede apreciar, los flujos de trabajo tienen el cometido de generar la tan buscada sinergia empresarial. Gracias el todo es mucho más que la suma de las partes. Ese es el efecto de la colaboración destinada al trabajo en equipo, porque, aunque el trabajador reciba las instrucciones para llevarlas a cabo por su cuenta, su trabajo está integrado en la red de tareas de la empresa, por lo que su accionar será mucho más que un granito de arena.