Cuando hablamos de captura, archivo y recuperación de documentos, estamos hablando de gestión documental. Aunque no lo parezca, esta es una tarea que toda empresa lleva a cabo de forma diaria. Ya sea en formato físico o digital, los documentos llegan a las organizaciones prácticamente a cada hora del día. Lo que no siempre resulta tan sencillo de comprender, es que todo documento suele tener otro que se encuentra directamente relacionado a él, pero que se lo almacena de forma diferente. A continuación, haremos un recorrido por la gestión de documentos para comprenderla y usarla debidamente.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental consiste en una serie de normas diseñadas para llevar a cabo para que la gestión de los documentos de la empresa resulte eficaz y pueda realizarse de forma automática y sencilla.
Dichas normas deben asegurar que las siguientes acciones puedan llevarse a cabo sin excepción:
- Recuperación: recuperar los documentos que se necesiten debe ser una acción que solo tarde algunos segundos. El correcto almacenamiento de estos permite acceder a ellos por parte de cualquier colaborador que los necesite. Adicionalmente, la recuperación debe poder darse en cualquier momento.
- Extracción de información: el segundo propósito de la gestión documental consiste en la posibilidad permanente de acceder y sacar la información que contengan los documentos archivados. A tales fines, se planificará un sistema de almacenamiento con una concreta y por todo el personal conocida ruta de acceso a los documentos.
- Conservación: otro de los fines fundamentales de la gestión documental es la posibilidad de conservar en la organización los documentos que resulten de utilidad. Esto deberá ser posible durante todo el tiempo que el documento cuente con vigencia para la compañía.
- Desecho: por último, cuando el documento deja de tener relevancia para la organización, la gestión documental se encarga de que se ponga en marcha el proceso de desecharlo. Por lo tanto, el almacenamiento nunca se verá saturado. En consecuencia, todo lo que se encuentre archivado en la empresa, será documentación que pueda llegar a requerirse en cualquier momento.
Por sobre todas las cosas, lo que prima con respecto a los procedimientos que se utilicen para cada propósito, es que estos sean eficaces y eficientes.
La gestión documental necesita ser fluida para ofrecer presteza en cada una de sus etapas. Por lo tanto, seguramente te interese conocer qué son y cómo funcionan los flujos de trabajo.
¿Por qué es importante una gestión documental profesional?
Supongamos que un día llega a nuestra empresa una factura en formato físico. Para que esta tenga validez, tendrá que existir una orden de compra que la respalde o, en los casos de servicios, un contrato que la avale. Es probable que la orden de compra haya sido generada y almacenada en formato digital, mientras que el contrato posiblemente lo tengamos archivado en soporte de papel.
Incluso también podría, y es esperable que así sea, que exista una nota de entrega que habilite la emisión de la factura.
Lo que ocurre es que estos documentos suelen almacenarse de forma diferente unos de otros. Por lo tanto, la gestión documental se hace necesaria para que todos los documentos que se encuentran relacionados entre sí, puedan ser almacenados y, por ende, recuperados de forma satisfactoria y eficiente, de manera profesional.
De este modo, podemos afirmar que la gestión documental es una herramienta empresarial que se presenta mediante el formato de plan de acción y que debe seguir parámetros de la más alta profesionalidad para que la empresa se beneficie de ella.
¿Cómo se organiza la gestión documental?
La gestión documental es un sistema que utiliza flujos de trabajo para organizar los sistemas de salida, los repositorios documentales y la recuperación de los documentos. Por ende, la forma de hacer todo esto de forma tal que fluya es mediante un software. De esta forma, todas las acciones que antes se hacían a través del soporte físico, ahora quedan digitalizadas.
Acciones de la gestión de documentos
Las acciones más notorias de este sistema de organización de documentos son:
- Check in / check out / bloqueo: gracias a esta trilogía de acciones, es posible que las personas interactúen sobre un mismo documento, pero se puede evitar que lo hagan de forma simultánea. De esta forma, se evita tener que deshacer el trabajo hecho.
- Roll back: la gestión de documentos no es sinónimo de eliminación de errores. Por consiguiente, es totalmente factible que se cometan equivocaciones al escribir en un documento. Sin embargo, gracias a la función de activar una versión anterior del documento, el error puede borrarse.
- Control de versiones: gracias a esta función, es posible recorrer el camino de creación del documento con el que se está trabajando. Esto permite saber cómo se ha llegado a la versión actual y cuáles han sido las anteriores. De esta forma, se puede comparar y así tener claras las diferencias entre cada una de las versiones existentes.
- Registros de auditoría: esta función se encarga de registrar y permitir ver quién ha llevado a cabo qué acciones sobre cada documento. De esta manera, se puede salir de dudas acerca de lar razones que motivaron los cambios durante la vida útil del documento en la organización.
Beneficios de la gestión de documentos
Cada vez más las empresas de vuelcan a la adopción de este sistema debido a las grandes ventajas que ofrece. Por ende, te contamos cuáles son las principales:
- Optimización del tiempo: tanto el archivo como la recuperación de los documentos tiene lugar en pocos segundos. Por lo tanto, ya no es necesario que el personal de la compañía pierda tiempo buscando carpeta por carpeta de forma física.
- Seguridad: tanto desde la perspectiva del almacenamiento como del acceso, la gestión de documentos ofrece seguridad. Por un lado, se elimina el riesgo de daño físico del papel. Por el otro lado, solo las personas autorizadas pueden acceder al documento.
- Compartir archivos: las personas involucradas en cada documento, pueden compartirlos entre sí. Por consiguiente, se trabaja en equipo de forma ágil y productiva.
Ahora que ya sabes cómo y por qué gestionarlos de forma eficiente, te invitamos a conocer los diversos sistemas de clasificación de documentos.