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¿Está usted y su negocio preparado para un desastre?

Si los accidentes no existieran los seguros no serían necesarios. Supongamos que sucede un incendio en el edificio y todos tus archivos y equipos desaparecen de la noche a la mañana, ¿Puedes seguir trabajando? ¿Tus clientes se verán afectados? ¿Puedes retomar labores rápidamente? ¿Tienes que empezar desde cero? Te invitamos a que leas este artículo para que puedas determinar planes de actuación y estar preparado para este tipo de acontecimientos fuera de nuestro control.

Muchos empresarios no consideran dentro de sus amenazas las afectaciones que pueden sufrir a causa de desastres naturales (terremotos, inundaciones, tornados…), todos ellos manifestaciones de la furia de la naturaleza. O bien accidentes como incendios o explosiones que pueden imposibilitar el acceso a nuestras oficinas de trabajo, dejándonos de esta manera fuera del mercado con remotas opciones de retomar actividades inmediatamente.

Todo empresario debe de contar con un plan estratégico de emergencia que le permita reaccionar de forma casi instantánea ante este tipo de amenazas. Se estima que entre el 40-60% de los pequeños y medianos negocios que sufren un desastre no vuelven a reanudar operaciones. A continuación te damos algunos consejos para evitar convertirte en parte de esas estadísticas.

Consejos a seguir

Evalúe Riesgos: Haga una lista de cuáles son los desastres bajo los que puede estar en amenaza, su asesor del seguro puede ayudarle con esta tarea, determinar si la zona en la que está ubicado el negocio es propensa a ciertos tipos de catástrofes.

Medir el Impacto: Seguidamente es recomendable realizar una medición del impacto del desastre y determinar cómo este puede afectar el negocio. Por ejemplo si las oficinas están en el piso número 10 es poco probable que sufra de inundaciones, pero si pueden verse afectadas por un incendio.

Digitalice Documentos: ¿Puede seguir operando si todos los documentos o archivos se calcinado durante un incendio? Los contratos, estados financieros, balances generales, estados de resultados, documentos corporativos, saldos de inventarios, documentos de seguro… son archivos importantes para la operación, por lo tanto, deben de estar digitalizados y guardados en la nube, con acceso restringido para cada usuario.

Existen impresoras RICOH que pueden facilitar este proceso en su empresa, optimizando recursos y tiempo a través de una adecuada gestión documental. Es recomendable evaluar las opciones para adquirir una impresora y agilizar el proceso de digitalización de documentos.

Proteja la información en la Nube: De esta manera toda la documentación estará protegida de forma online y al alcance de todos los colaboradores según los permisos previamente definidos.

Es importante verificar que los colaboradores cuenten con herramientas de conexión remota, un laptop o un dispositivo móvil con conexión a internet o una Tablet pueden servir como herramientas de apoyo durante estos planes de contingencia. Adicionalmente se recomienda que se establezcan canales de comunicación adecuados cuando sucedan este tipo de situaciones, de manera que la información fluya sin ningún inconveniente por medio de todos los colaboradores.

Los colaboradores podrán hacer Home Office (Trabajo desde Casa) mientras se realizan las actividades posteriores al desastre, las cuales en su mayoría requieren de tiempo y muchos trámites con el seguro.

Con estos sencillos pasos, tu negocio estará preparado y con un plan de emergencia, listo para operar desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora del día.

¿Está usted y su negocio preparado para un desastre?

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